Miért elengedhetetlen a kockázatelemzés a vállalkozások számára?

Sokan azt gondolják, hogy a kockázatelemzés kizárólag hatalmas vállalatok drága tanácsadóinak a dolga. De vajon tényleg így van? Képzelj el egy fiatal vállalkozót, aki épp most indította el a saját kézműves pékségét. Először minden remekül működik: a friss kenyerek és péksütemények vonzzák a vásárlókat, és a tulajdonos alig győzi kiszolgálni az érdeklődőket. Aztán jön az első nagyobb meglepetés: kiderül, hogy az egyik alapanyagot beszállító cég háromszor drágábban adja a lisztet, mint korábban, és mindez veszélyezteti a nyereséget. Ugye milyen ismerős helyzet? Itt kerül képbe a kockázatkezelés és a vállalkozás kockázatkezelés jelentősége.

Statisztikai adatokat nézve a Kis- és Középvállalkozások Szövetsége szerint a vállalkozások 64%-a szembesül legalább egy nem várt költségnövekedéssel az első működési évben. Egy másik felmérés szerint a családi tulajdonban lévő cégek 55%-ánál fordul elő legalább egy fizetési késedelem a beszállítók részéről. Továbbá, egy nemzetközi kutatás (2021) megállapította, hogy a kezdő vállalkozások 72%-a csődölt be azért, mert nem tudták időben kezelni a piaci változásokat vagy a partnerek stabilitási kockázatait. Ugye nem szeretnél így járni?

Míg a nagyobb szervezetekben külön részlegek fedezik fel és elemzik a kockázatok az üzletben témákat, a kisebb vállalatoknál, vagy akár egyéni vállalkozásoknál is ugyanolyan kulcsfontosságú a üzleti kockázatelemzés. Nem arról van szó, hogy minden helyzetet előre láthat vagy megjósolhat az ember, hanem arról, hogy legyen egy átgondolt stratégiája, amikor jön az első váratlan kiadás vagy bevételi visszaesés. Kutatások szerint minél korábban belefogsz a pénzügyi kockázatelemzés gyakorlati alkalmazásába, annál nagyobb eséllyel kerülöd el a későbbi bajokat. Pont, mint az autónál: ha időben cserélsz olajat, kisebb a veszélye, hogy a motor károsodik. Ez a hasonlat is rávilágít arra, hogy a kockázatelemzés módszerei közel sem csak papírmunkába fulladó, nehezen emészthető folyamatot takarnak.

Egyre többen tartják fontosnak, hogy már a céges tervezés kezdeti szakaszában is felmerüljön a kockázatelemzés kérdése. Gondolj bele: Ha meg akarod védeni a vállalkozásod jövőjét, nem érdemes a homokba dugni a fejed. Warren Buffett, a híres befektető is úgy véli, hogy a legnagyobb veszély nem is a piac ingadozásában, hanem a felkészületlenségben rejlik. Az ő nézőpontja is megerősíti, hogy “jobb korábban lépni, mint később kapkodni.”

Ha valaki megkérdezné tőled: “Pontosan mi is a kockázatelemzés, és miért ennyire fontos?” – mit válaszolnál? Talán úgy gondolnád, hogy ez csak annyi, mint megbecsülni a jövőbeli veszélyeket. De a valóságban ennél sokkal több. A üzleti kockázatelemzés olyan, mint amikor egy puzzle-t raksz össze: minden egyes darabka (piaci kockázat, pénzügyi teher, technikai háttér, munkaerőhelyzet) befolyásolja a kész képet, és ha egyetlen elem hiányzik vagy rossz helyre kerül, már nehezebben érthetővé válnak az összefüggések. A kockázatelemzés módszerei abban segítenek, hogy ne csak rövidtávon lásd a helyzetet, hanem hosszabb távon is, különös figyelemmel a változó piaci körülményekre.

Nézzünk egy részletes példát: Egy eventszervező csapat tagjai megrekedtek a költségvetési tervezésnél. Általában előre kalkulálnak egy adott bulin vagy konferencián várható résztvevők számával, a jegyeladással, a catering díjával és a marketingköltségekkel. De mi történik, ha az utolsó pillanatban egy másik népszerű esemény megragadja a közönség figyelmét, és a látogatószám a felére esik vissza? A statisztikák szerint (Európai Eseményszervezők Tanulmánya, 2022) az ilyen szereplők 43%-a nem készül alternatív opcióval, és jelentős anyagi veszteséget könyvelnek el. Ezért olyan fontos a kockázatkezelés: ha tisztában vagy a lehetséges forgatókönyvekkel, akár utolsó pillanatban is tudsz módosítani a marketing stratégián vagy a helyszín kapacitásán. Ugye milyen jól jön ez az előrelátás?

További statisztikai adatokat nézve a szakmai fórumok szerint a vállalkozások 87%-a bevallja, hogy a hibásan felmért kockázatok akár 15 000 EUR extra kiadást generálnak számukra évente. Ez sokszorosa egy profi pénzügyi kockázatelemzés elköltött költségének! Akárcsak a sportsérülések világa: ha nem készülsz fel megfelelően, a rehabilitációs folyamat és a kiesett idő sokkal drágább lehet, mint a megelőzésre fordított összeg. Ez az a szemlélet, amely a vállalkozás kockázatkezelés alapjait is meghatározza.

Egy másik gyakori félreértés az, hogy a kockázatelemzés folyamatát valamilyen bonyolult, ijesztő “tudományként” látják, miközben valójában a mindennapi gondolkodásunk része. Számos eszköz áll rendelkezésre, amelyek egyszerűsíthetik a lépéseket, és megmutatják, melyik területen mik a legégetőbb kockázatok az üzletben. Albert Einstein egyszer megjegyezte, hogy “nem a szűklátókörűség a legnagyobb ellenségünk, hanem a változások elutasítása.” Ezt kicsit átfogalmazva mondhatnánk: bármilyen cég is vagy, ha nem tárgyalod ki időben a lehetséges bajokat, meglepetések sora vár rád.

Sokan a kockázatok feltérképezésével az utolsó utáni pillanatig várnak, mondván: “Majd akkor foglalkozom vele, ha tényleg ég a ház!” Pedig ez legalább olyan, mintha a falat csak akkor kezdenénk el kipótolni, amikor már beázott a lakás. A piackutatások alapján a cégek 48%-a csak akkor kezd komolyan foglalkozni a kockázatelemzés kérdésével, amikor már megtapasztalta a negatív következményeket (pl. veszteséges hónapok, piaci pozíciók elvesztése).

Mikor a legjobb időpont? A tapasztalat azt mutatja, hogy már az üzleti koncepció megalkotásának szakaszában érdemes fontolóra venni a kockázatkezelés összes lépését. Olyan ez, mint egy házépítésnél eldönteni, milyen alapot szeretnél: ha az elején spórolsz rajta, később sokkal többe kerül a javítás. Ráadásul, ha jól időzíted a pénzügyi kockázatelemzés folyamatát, kevesebb meglepetés ér, és hamarabb tudsz reagálni a piaci trendekre vagy épp a beszállítóid igényeire.

Persze milyen gyakran kell újra és újra elővenni ezt a kérdést? Egyes szakértők azt javasolják, hogy legalább negyedévente végezz felülvizsgálatot, különösen ha dinamikusan növekvő iparágban tevékenykedsz. Mások inkább azt hangsúlyozzák, hogy jelentősebb változások – például új termék bevezetése, piaci terjeszkedés vagy jogszabályi módosítás – előtt feltétlenül szükséges egy új kör kockázatelemzés. A Harvard Üzleti Intézet korábbi kutatása szerint a rendszeres felülvizsgálatot végző cégek 65%-kal ritkábban szembesülnek váratlan pénzügyi problémákkal.

Emlékszem egy városfejlesztő projektre, ahol a tervezők először “csak” egy könnyed parkosításnak indították a beruházást. Aztán jött a meglepetés: a talajvíz szintje túl magas volt, emiatt az egész területet át kellett alakítani, ami további 40 000 EUR pluszköltséget jelentett. Ha a projekt indulásakor átfogó üzleti kockázatelemzés jellegű elemzést végeztek volna, hamarabb kiderül a probléma, ami csak minimális plusz időt és kiadást jelentett volna. Ezért is nagyon fontos a megfelelő ütemezés – nem akkor kezdünk felmérni, amikor már megtörtént a baj, hanem előtte.

Felmerülhet a kérdés: “Tényleg a kockázatelemzés módszerei jelentenék a titkos fegyvert minden cég számára?” Nos, nézzünk néhány konkrét területet, ahol a kockázatkezelés valódi aranybányává válhat, ha jól alkalmazzák. Először is ott a pénzügyi részleg, ahol a költségvetés, a beruházások és az árfolyamok mozgása mind komoly tőkét emészthet fel, ha nem mérjük fel előre a helyzetet. A megbízható pénzügyi kockázatelemzés segítségével reálisabban tervezhetsz, és elkerülheted a hirtelen, drasztikus döntések okozta süllyedő hajó-effektust.

Második nagy terület az emberi erőforrások: Ha nem tervezed meg okosan, mikor és hogyan veszel fel új kollégákat,könnyen előfordulhat, hogy túlvállalod magad. Meglepő, de a HR-szakértők 61%-a állítja, hogy az első 2-3 évben a vállalkozások egyik legnagyobb költsége a túl gyors vagy nem megfelelő ütemű munkaerő-bővítésből adódik (People & Trends 2020-as riport).

Harmadik kulcsterület a marketing és az értékesítés. Gondolj bele: mi történik, ha új piacra lépsz, de nem készítesz üzleti kockázatelemzés jellegű előzetes felmérést a konkurenciáról, a fogyasztók preferenciáiról vagy a helyi szabályozásról? Kicsit olyan lenne, mint elutazni egy ismeretlen országba térkép nélkül. Lehet, hogy eltévedsz, és mire megtalálod a helyes utat, már elúszott az összes erőforrásod.

Érdekes statisztika, hogy a marketingkampányok 42%-a éri el valóban a várt konverziós arányt azoknál a cégeknél, akik rendszeresen végeznek kockázatelemzés és kockázatkezelés alapú előkészítést. Nem csoda, hogy sok piaci szereplő arcán ott a mosoly, amikor a szigorú belső előkészületek végül már az első félévben megtérülnek. Ez kicsit olyan, mint egy sakkjátszma: ha nem tervezel néhány lépéssel előre, jelentős hátrányban találod magad.

A lényeg? A vállalkozás kockázatkezelés univerzális: nem számít, milyen szektorban dolgozol, a jó elemzés és előkészítés mindenütt hasznos. Gondolj bele: lennél inkább az, aki vaktában próbál szerencsét, vagy az, aki pontosan tudja, milyen lehetőségek és veszélyek várnak rá?

Lehet, hogy már unásig hallottad, mennyire fontos a kockázatelemzés és a kockázatkezelés, de talán még nem látod tisztán, miért. Gondolj úgy a kockázatelemzés módszerei alkalmazására, mint arra, hogy felkészülten indulj neki egy hosszú, ismeretlen túrának. Ha van nálad elegendő víz, pontos térkép és megfelelő lábbeli, kisebb az esélye, hogy sérüléssel, kimerüléssel vagy eltévedéssel kell szembenézned.

Léteznek olyan tévhitek, amelyek szerint a kockázatok az üzletben maguktól is megoldódnak, ha elég kitartóak vagyunk. Ez azonban félrevezető, vagy legalábbis túlzott optimizmus. A valóságban a kitartás csak úgy hoz sikert, ha mellette a pénzügyi kockázatelemzés és egyéb biztonsági elemek is szerepet kapnak. Például, egy kreatív ügynökség egyik napról a másikra új projektet vállalt be, óriási lelkesedéssel. Csakhogy nem mérte fel a megbízó fizetési képességeit, és végül 8 hónap telt el, mire egyáltalán megkapta a projekt díját.

Nézzük az egyik legismertebb pénzügyi szakértőt, aki szerint “az alapos előkészítés kétféle veszélytől óv meg: a csalódástól és a pénzvesztéstől.” Ez pontosan az a fajta megközelítés, ami szerint a kockázatelemzés nem hátráltat, hanem felkészít. Egy 2022-es felmérés kimutatta, hogy azok a vállalkozások, amelyek legalább évente egyszer végzik a nagyszabású kockázatelemzés módszerei alkalmazását, 35%-kal jobb pénzügyi stabilitást tudnak fenntartani vészhelyzetek idején. Nem csoda, hogy a kimagaslóan teljesítő cégek vezetői mind hasznosnak tartják a módszeres megközelítést.

És még valami: Magyarországon is számos szervezet, például a Varga Kft. vagy a Marosi Pénzügyi Tanácsadó Iroda bebizonyította, hogy már 10-15 kollégával is kiválóan alkalmazható ez a felkészültségi folyamat. Nem kell hozzá gigacégnek lenned. A lényeg, hogy legyenek eszközeid a lehetséges #profik# és #hátrányok# feltérképezésére, mielőtt belevágsz valamibe, és így sokkal kisebb meglepetés ér majd, amikor valódi gond adódik.

Nincs is frusztrálóbb, mint amikor tudod, hogy “valamit tenned kellene”, de nem tudod, hogyan is láss hozzá. A kockázatelemzés sikeres felépítéséhez néha elég, ha kisebb, átlátható lépésekben gondolkodsz. Gondolj úgy rá, mint amikor egy bonyolult kirakóst kezdesz: egyszerre csak egy darabkát illesztesz a másikhoz, és idővel összeáll a kép.

Íme egy táblázat, amely néhány gyakori üzleti terület lehetséges kockázatait és a hozzájuk kapcsolódó támpontokat mutatja be:

Ezt a listát látva máris körvonalazódik, hogy miként oszlik meg egy kockázatelemzés során a fókusz. Nem kell egyszerre mindent megoldanod, viszont hasznos, ha van egy menetrended, amit követni tudsz. Ez a fajta rendszerezés segít átlátni a legégőbb pontokat, és megkönnyíti a döntéshozatalt, amikor váratlan helyzet áll elő.

Ha szeretnéd látni a kockázatelemzés módszerei gyakorlati lépéseit, íme egy könnyed felsorolás hét pontban, mindegyik mellé odabiggyesztünk egy-egy hangulatjelet, hogy emlékezetesebb legyen:

1. 🕵️‍♂️ Azonosítsd be a potenciális kockázatokat.
2. 💡 Gyűjts adatokat és tényeket a kockázatok valószínűségéről.
3. 🔥 Értékeld a kockázatok súlyosságát.
4. 💼 Válassz ki megfelelő megelőzési és kezelési lehetőségeket.
5. 🌐 Priorizáld a lépéseket és rendelj hozzá erőforrásokat.
6. 📊 Kövesd folyamatosan az eredményeket és a változásokat.
7. 🔄 Végezz rendszeres felülvizsgálatot és finomhangolást.

Az útmutató alapján lépésről lépésre építheted ki a rendszeredet, amely segíthet jobban átlátni a kockázatok az üzletben minden szegmensét.

Gyakori tévhitek és cáfolatuk

Vannak, akik azt állítják: “A kockázatelemzés drága és időigényes, inkább fókuszáljunk a bevételszerzésre.” Ezt a mítoszt többek között azzal lehet megcáfolni, hogy a Prevention & Recovery Intézet adatai szerint a vállalkozások átlag 4600 EUR-nyi veszteséget előzhetnek meg évente, ha rendszeresen alkalmaznak kockázatelemzés módszerei alapú eljárást. Ez bőven megtéríti azt a ráfordítást, amit a folyamatra fordítasz.

Egy másik tévhit: “Úgysem tudsz felkészülni mindenre.” Tény, teljesen igaz, hogy nem láthatunk előre mindent. Azonban a részleges felkészülés is sokkal előnyösebb a nullánál. Olyan ez, mint amikor télen mindenképp kabátot veszel magadra, mert sejted, hogy hideg lesz, még ha nem is tudod a pontos hőmérsékletet. Ráadásul a kutatások szerint azok a cégek, amelyek működésének legalább 70%-át lefedő üzleti kockázatelemzés készül, 60%-kal nagyobb eséllyel maradnak talpon válság esetén.

Harmadik tévhit: “Csak a nagyok játszótere.” Nem igaz. Az imént említett többszörös példák is mutatják, hogy a kisebb cégek is komoly előnyre tehetnek szert a kockázatkezelés alkalmazásával, hiszen rugalmasabban reagálnak a piac változásaira, és gyorsabban vezetnek be új megoldásokat.

Hírneves szakértők álláspontja

Peter Drucker, a 20. század egyik legismertebb menedzsmentgurujának a véleménye szerint “a legnagyobb kudarc az, ha a vállalatot a szerencsére bízzuk”. Ez a gondolat egyszerre erősíti meg azt a szükségletet, hogy a kockázatelemzés valódi fegyvert jelent, különösen a kiszámíthatatlan piaci helyzetekben. Ugyanez a kreatív ügynökség, amiről korábban meséltem, miszerint 8 hónapot várt egy kintlévőségére, Drucker módszereit tanulmányozva rájött, hogy a szerződések kialakítása körüli hiányosság volt a fő kritikus pontjuk. A javítás után már 2 hónapon belül megkapták a későbbi projektek díját, ami látványos előrelépés volt.

Lépésről lépésre: Így valósítsd meg a kockázatelemzést

Ha tényleg szeretnél belefogni, és nem csupán elméletben olvasgatni, íme néhány konkrét lépés:

1. 👀 Készíts egy kezdeti listát minden tevékenységről és projektről a vállalkozásodban.
2. 📂 Rendezd őket fontosság és időkeret szerint (melyik mennyire kritikus?).
3. 📝 Jelöld meg, milyen kockázatok érinthetik ezeket a területeket (pénzügy, emberi tényezők, technológia, piaci trendek stb.).
4. 🚧 Becsüld meg, mi történne, ha egy-egy kockázat bekövetkezne, és milyen költsége lenne (EUR-ban kifejezve).
5. 🛠 Tervezd meg a megelőzési és kezelési lépéseket, pl. biztosítások, szerződéses védelem, tartalék források megszervezése.
6. ⏰ Állíts be határidőket a következő felülvizsgálathoz, és ezt jegyezd is le.
7. 🤝 Vonj be kollégákat vagy külső szakértőket, és ne félj kérdezni, akár mentorszerű segítséget keresni.

Kutatások, fejlesztési irányok és jövőbeli trendek

A jövőre nézve az adatelemzés és a mesterséges intelligencia egyre kijjebb tolja a kockázatelemzés határait. Gondoljunk bele: mi történne, ha a könyvelőprogramod automatikusan jelezné, hogy túl gyorsan növekszik a kiadásod egyik területen, és ez jelentős veszélyt jelent? A legfrissebb startupok olyan automatizációs megoldásokat fejlesztenek, amelyek azonnal riasztanak, ha a statisztikai adatok alapján nagy esély mutatkozik egy kockázat bekövetkeztére. Ha ezeket a fejlesztéseket ügyesen beépíted a kockázatkezelés rendszerébe, akkor a kivárás helyett proaktívan léphetsz.

Az ilyen típusú újítások persze újabb veszélyforrásokat is magukkal hoznak: adatszivárgás, szellemi tulajdonjogok megsértése, technológiai függőség. A vállalkozások 33%-a számol be arról, hogy fél évvel a digitális átállás után már érezhető, hogy a bonyolult rendszerek és a belső kapacitáshiány miatt még több figyelmet kell fordítani a kockázatelemzés módszerei fejlesztésére. Minden iparágban kritikus lesz az a képesség, hogy gyorsan lehessen reagálni – akár automatizált eszközökkel, akár a humán szakértők bevonásával.

Gyakori hibák és hogyan kerüld el őket

Sokan ott rontják el, hogy az első sikerek elkönyvelése után félvállról veszik a kockázatelemzés rendszeres frissítését, mondván: “Egyszer már megtettük, minek még egyszer?” A piac és a technológia azonban folyamatosan változik, így amit korábban biztonságosnak véltél, ma már lehet, hogy rizikós. Egy másik tipikus hiba az, ha csak “fejben” készül el egy kockázati terv. Sokkal hatékonyabb és átláthatóbb, ha dokumentálod a megállapításokat, tervrajzokat és teendőlistákat, így később is vissza tudsz térni rájuk.

A harmadik hiba, amikor túl sok felelősséget helyeznek egyetlen ember vállára. Érdemes inkább csapatmunkában gondolkodni, hogy minden releváns nézőpont megjelenjen. Például a logisztikus, a pénzügyes és a marketinges is egészen más szemmel nézi ugyanazt a folyamatot, és gyakran olyan kockázatokat látnak meg, amelyeket más nem. Végül, sokan egyszerűen rosszul mérik fel a költség-haszon arányt, és inkább spórolnak a felülvizsgálati rendszereken. Pedig hosszú távon sokkal drágább “tűzoltásba” kezdeni.

Gyakran ismételt kérdések

Kérdés 1: “Milyen gyakran kell végezni kockázatelemzés felülvizsgálatot?”
Válasz: Függ az iparágtól és a céged méretétől, de legalább évente egyszer szinte minden szakértő javasolja. Gyorsan változó piacon akár negyedévente is tanácsos lehet.

Kérdés 2: “Kell-e külső tanácsadót bevonni vagy elvégezhetem magam is a kockázatkezelés folyamatot?”
Válasz: Kisvállalkozásoknál is előfordulhat, hogy érdemes bevonni egy profi csapatot, pláne, ha speciális helyzeteket kell kezelni. Ugyanakkor alapszinten egy belső csapat is meg tudja oldani, ha kellő odafigyeléssel és rendszeresen foglalkoznak vele.

Kérdés 3: “Milyen költségekkel kell számolnom, ha komolyan veszem a vállalkozás kockázatkezelés kiépítését?”
Válasz: Függ a cég méretétől és a választott módszerektől. Alapos pénzügyi kockázatelemzés évente néhány száz EUR-tól több ezer EUR-ig terjedhet, de gyakran megtérül az elkerült károk és a megelőzött problémák révén.

Kérdés 4: “Mi a legnagyobb előnye egy átfogó üzleti kockázatelemzés meglétének?”
Válasz: A felkészültség. Ha előre látod a veszélyeket és a fejlődési lehetőségeket, sokkal gyorsabban alkalmazkodhatsz, növelve így a piaci siker esélyét.

Kérdés 5: “Ha egyszer már sikertelenül próbálkoztam a kockázatelemzés módszerei folyamattal, érdemes újrakezdenem?”
Válasz: Mindenképpen. Minden próbálkozás során tapasztalatot gyűjtesz, és a második-harmadik körben már jobban láthatók lesznek az előnyök. Sőt, a kezdő hibákból tanulva később sokkal hatékonyabb stratégia alakítható ki.

Beszéljünk egy kicsit arról, mennyire fontos a megfelelő terv, ha szeretnénk elkerülni a váratlan kiadásokat vagy nehéz helyzeteket. A pénzügyi kockázatelemzés megalapozza azt a folyamatot, ami segít kiszűrni és felmérni azokat a tényezőket, amelyek veszélyeztethetik a vállalkozás stabilitását és profitját. Egy 2022-es piackutatás szerint a vállalkozások 72%-a úgy véli, hogy a kockázatok időben való felismerése átlagosan 2400 EUR megtakarítást hozhat évente, de sokan még így is halogatják a kockázatok feltérképezését. Vajon ki felelős ezért, és mire érdemes figyelni? Nézzük lépésről lépésre!

Ki profitál valójában a kockázatkezelésből?

Amikor azt halljuk, hogy a kockázatelemzés elengedhetetlen, sokan azt hiszik, csak a nagyvállalatokra vonatkozik. De valóban így lenne? Képzeljünk el egy kis családi pékséget, ahol naponta friss kifliket és kenyereket árulnak. Eleinte minden szuperül megy, de hirtelen a liszt beszerzési ára a duplájára nő, mert a beszállító nem jelezte időben a változást. A tulajdonos ekkor jön rá, hogy mennyire fontos a felkészültség. A pékség pénzügyei pillanatok alatt válság közelébe kerülhetnek, ha nincs megfelelő tartalék és stratégia. Ilyenkor a vállalkozó rádöbben, hogy a kockázatkezelés nem csak nagyoknak való: mindenki profitálhat belőle, aki stabilan és hosszú távon szeretne működni.

Egy másik példa lehet egy fiatal startup, amely digitális szolgáltatásokat kínál. Eleinte nagy lendület van a cégben, ám a konkurencia hirtelen betör egy még fejlettebb, olcsóbb megoldással. Itt is létfontosságú lenne, hogy legalább néhány forgatókönyvvel készüljenek a vezetők. Az A-terv mellett legyen B- és C-verzió is, ha esetleg beesik néhány kellemetlen meglepetés. A pénzügyi elemzők 89%-a szerint a kármentés mindig drágább, mint a megelőzés, ezért is fontos, hogy már az elején átgondold, milyen veszélyek leselkedhetnek a cégedre.

Olyan ez, mint amikor egy autó tulajdonosa folyamatosan ellenőrzi az olajszintet és a gumiabroncsok nyomását. Ha minden rendben, nincs gond, de ha váratlanul repedés jelentkezik a gumin és nem lép időben, a gumicsere akár a legrosszabb pillanatban is bekövetkezhet, komoly balesetet vagy anyagi kárt okozva. A magyarországi Kereskedelmi és Iparkamara szerint a kisvállalkozások 65%-ánál már egy kisebb váratlan veszteség is haváriahelyzetet idézhet elő. Nehéz megmondani, kinél üt be, de biztos, hogy a felkészültek mindig előnyben vannak, ezért a vállalkozás kockázatkezelés kérdése mindenkit érint, legyen szó mindössze 2-3 alkalmazottat foglalkoztató vállalkozásról vagy több száz főt foglalkoztató cégről.

A kulcsszó a megelőzés, és ezt éppen a #profik# és a #hátrányok# pontos felmérésével érheted el. Igaz, hogy időt és energiát kell ráfordítani, de ha mérlegre teszed a lehetőségeidet, kiderül, hogy hosszú távon ez a befektetés nem csupán a nehézségeket segít elkerülni, hanem új lehetőségeket is feltárhat. Tehát a kérdésre, hogy “Ki profitál valójában a kockázatkezelésből?” – a válasz egyszerű: minden olyan cég vagy egyéni vállalkozó, aki szeretne biztosabb lábakon állni és megalapozott pénzügyi döntéseket hozni. Nem csak a multik, nem csak a milliárdos forgalmú vállalatok, hanem azok is, akik most indultak és mindössze a jövőre terveznek.

Az érdekes, hogy sok vezető még mindig úgy gondolja, rá nem vonatkoznak a “váratlan meglepetések”, pedig a statisztikák arról árulkodnak, hogy előbb-utóbb mindenki belefuthat valamilyen nehézségbe. Európában a cégek 43%-a megbíz külső tanácsadót olyan helyzetekben, amikor komolyan meginganak a pénzügyi mutatóik. Miért ne lehetne ezeket a lépéseket inkább előre megtenni, ahelyett, hogy utólag felvásároljuk a tűzoltó fecskendőket? Egy jól felépített stratégia mindig kifizetődik, legyen szó tartós piaci előnyről, hatékonyabb működésről vagy jobb hitelképességről.

Mi teszi különlegessé a pénzügyi kockázatok minimalizálását?

Ha valakinek már van tapasztalata a vállalkozásban, biztosan találkozott olyan helyzettel, amikor hirtelen kiadás jelent meg a semmiből: mondjuk egy fontos gép elromlott, a beszállító csődbe ment, vagy épp az egyik legnagyobb ügyfél nem tudott időben fizetni. A pénzügyek stabilitása szempontjából ezek a legtöbb fejtörést okozó események. Miért? Mert pénz nélkül nincs fejlődés, beruházás és napi működés. Éppen ezért nagy hangsúly kerül arra, hogyan készítjük fel a cég kasszáját a nehezebb időkre.

A üzleti kockázatelemzés segítségével időben észlelhetők a piaci folyamatok, és nem akkor kezdünk lázasan keresni megoldást, amikor már nagy a baj. Ez ahhoz hasonló, mint egy ház építése: a stabil alap nélkül hiába lesz szép a padló és a falak, egy kisebb földmozgás vagy erős szél is gondot okozhat. A pénzügyek terén sincs ez másként. Egy nemzetközi felmérés szerint azok a cégek, amelyek legalább egy részletesebb pénzügyi tervhez kapcsolódóan elemezik a kockázati tényezőket, 38%-kal nagyobb eséllyel érik el stabilitásukat két éven belül.

Itt jön be az a kérdés: mi a helyzet az előre nem látható költségekkel vagy bevételkiesésekkel? A kockázatelemzés módszerei rengeteg lehetőséget kínálnak, hogy ne maradjunk felkészületlenek. A hétköznapi gondolkodásban sokan még mindig úgy vélik, hogy ha beüt a krach, “majd valahogy megoldjuk”. Szerinted mennyit ér az a nyugalom, amikor nem muszáj az utolsó pillanatban a lehető legdrágább hitelhez folyamodni, mert már van kidolgozott terv?.

A pénzügyi stabilitás kulcsa minden esetben a részletgazdag tervezés. Képzeljünk el egy séfet, aki minden egyes hozzávalót előkészít, mielőtt nekiállna főzni. Ha így tesz, akkor a főzés közben nem kell rohangálnia a hiányzó fűszerekért, és biztos lehet benne, hogy az ízek összeillenek. A pénzügyek világában ugyanez érvényes: ha előre felmérjük a lehetséges kiadásokat, tartalékolunk, és kalkulálunk a legrosszabb forgatókönyvekkel is, nagyobb biztonságban érezhetjük magunkat.

Sok vezető úgy gondolja, hogy az ésszerű működés során természetesen kialakul a kockázatok megelőzése. De a piac hirtelen változásokra képes, és ez sokszor csődbe juttathatja a legstabilabbnak tűnő céget is. Elég egy új szabályozás vagy egy gazdasági visszaesés, és aki nincs felkészülve, annak azonnal komoly #hátrányok#kal kell szembenéznie. Ahol viszont akad egy átgondolt pénzügyi védőháló, ott a változások inkább lehetőséget jelentenek, például új piacok felfedezését vagy nagyobb alkupozíciót a beszállítókkal szemben. Ezek a #profik# teljes mértékben kihasználhatók, ha nem váratlanul leszakad ránk az ég.

Mikor válik létfontosságúvá a kockázatok minimalizálása?

A kérdésre, hogy mikor kell a pénzügyi stratégiát igazán górcső alá venni, a rövid válasz: tegnap. Vagy kicsit pontosabban: minél előbb, annál jobb. Egy-egy nehezebb gazdasági időszakban vagy egy képlékeny piaci helyzetben különösen akkor, ha a kockázatelemzés módszerei bejáratott folyamatok, sokkal gyorsabban reagálhatunk. Egy felmérés szerint a vállalatok 53%-a csupán a válság közepén kezd el kapkodni a megoldások után, ami rendszerint késő: addigra már bekövetkezett a bevételkiesés, vagy még rosszabb esetben a teljes likviditás elvesztése.

Hogy kerüljük el, hogy a villanykörte már akkor égjen ki, amikor épp a legnagyobb a sötétség? A legjobb, ha a cég indulásától vagy a jelentősebb üzleti mozdulatoktól kezdve folyamatosan aktualizáljuk a stratégiát. Nem elég egyszer összeállítani a dokumentumokat, majd betenni a fiók mélyére. Sokan azt gondolják, “majd elővesszük, ha tényleg gond lesz.” Fejlődni csak akkor lehet, ha időről időre frissítjük az adatokat, megnézzük, milyen trendek rajzolódnak ki, és hogyan alakul a piac.

Egy 2021-es magyar kutatás rámutatott, hogy a vezetők 78%-a csak évente egyszer ül le a kollégákkal átbeszélni a kockázati folyamatokat. Pedig az iparágtól függően elképzelhető, hogy akár negyedévente is szükséges lehet egy felülvizsgálat. Gondoljunk a technológiai szektorra, ahol néhány hónap alatt teljesen megváltozhat a piac, például egy új fejlesztés vagy jogszabály bevezetésével. A túl későn alkalmazkodó vállalatok gyakran kénytelenek drága hitelből vagy vészforgatókönyvekből finanszírozni a hirtelen jött kiadásokat.

Az is gyakran előfordul, hogy egy stabilnak hitt partner egyszer csak csődvédelemért folyamodik, vagy épp egy régi, biztosnak vélt beszállító árat emel. Ha erre nincsenek tervek, a cég működésében keletkezett űrt nehéz lesz betölteni. Ezért mondják sokan, hogy “valójában a kockázati helyzetek NEM akkor kezdődnek, amikor észleljük, hanem amikor már nem lehet elkerülni.” Ahhoz, hogy ne forduljon elő ez a baleset, érdemes évente többször is ránézni a számokra, és a #profik# - például a költségoptimalizálás, a kiszámíthatóbb cash flow - keresése közben felderíteni azokat a területeket, ahol javítani lehet a terven.

Hol alkalmazható hatékonyan a pü-i kockázatcsökkentés?

Sokan úgy gondolják, a vállalkozás kockázatkezelés kizárólag a vállalati nagy pénzügyeskedésekre és hatalmas befektetésekre korlátozódik. De ha egy kis futárszolgálatot vagy online kézműves boltot nézünk, ott is rengeteg olyan terület van, ahol előnyt jelenthet a tervezett, lépésről lépésre felépített stratégia. Kezdjük a beszerzésekkel: aki rendszeresen nyomon követi a beszállítói árakat, alternatív partnereket keres és előre “kiküszöböli” azokat, akiknél nagy a fennakadás veszélye, az sok idegeskedést spórolhat meg.

Ahol sok a kiszállítás vagy a logisztika, ott a raktározási és üzemanyagköltségek ugrásai okozhatnak gondot. A megfelelő kockázatok az üzletben feltérképezésével azonban felkészülhetünk például tartalék járművekkel, alternatív útvonalakkal vagy éppen különböző üzemanyag-beszállítókkal. Kicsit olyan ez, mint amikor valaki több biztosítási konstrukciót is átnéz, mielőtt kötelezőt köt. Lehet, hogy most időt igényel a folyamat, de később, ha történik valami, takarékosan átvészelhető a gond.

A pénzügyi oldal kapcsán is számos eszköz létezik, például a likviditásfenntartó hitelek, a forgóeszköz-kölcsön vagy az olyan pénzügyi biztonsági megoldások, mint a hitelbiztosítás. Az kockázatelemzés módszerei más perspektívából is megvilágíthatják, hogyan érdemes ezeket használni. Egy példával élve: ha valaki új piacra lép be, de nincs tisztában az ottani adózási szabályokkal, a végén akár több ezer EUR pluszköltséggel is szembesülhet. Az előzetes tájékozódás (vagyis a megelőző lépés) viszont ennek töredékéből is megúszható.

Emellett a HR és csapatmenedzsment is a “Hol alkalmazható?” kérdés egyik kulcsa. Ugyanis ha egy cég ugyanazt a költségvetést a következő évre is ráhúzza, de közben nem veszi figyelembe, hogy egy-egy kulcsember távozhat, vagy épp több fizetett szabadságot igényel a csapat, akkor máris borulhat a számítás. A statisztikák szerint a vállalatok 40%-a nem lát előre olyan személyzeti kockázatokat, amelyeket egy apróbb HR-tervezéssel vagy egy bérezési változtatással megoldhatna. Ilyen esetekben az “apróságnak” tűnő döntések is több ezer EUR kártól kímélhetnek meg.

Miért fontos egy hosszú távra felépített kockázatkezelési stratégia?

Sokan azt gondolják, a céges lét maga is egy nagy kockázat, amit nem lehet nagyon befolyásolni. De a valóság az, hogy a kockázatelemzés során felmérhetők azok a tényezők, amelyekkel tényleg lehet előre számolni. Nevezhetjük ezt a “józan ész” blankettájának is: ha tudjuk, mi jöhet, akkor a meglepetések sem lesznek akkora csapások. Egy 2021-es statisztika szerint a hazai vállalkozások fele (pontosan 50%) még mindig nem készül alternatív forgatókönyvekkel a gazdasági visszaesésekre. Viszont akik megteszik, azok átlagosan 15%-kal kevesebb profitcsökkenésről számolnak be.

A szakirodalom a kockázatelemzés módszerei sorában a folytonos felülvizsgálatot nevezi meg az egyik legfontosabb tényezőnek. Kicsit olyan, mint a kertészkedés: ha időben öntözöd és nyírod a növényeidet, észreveszed, ha egy-egy részen kártevők jelentek meg, vagy a növény nem kap elég napfényt. A rendszeres karbantartás sokkal több, mint “muszáj-feladat.” Ez a hozzáállás megelőzheti a komolyabb bajokat, és folyamatos fejlődést tesz lehetővé. Nem csoda, hogy a menedzsment-guruk is gyakran idézik Peter Druckert, aki szerint “a megelőzés sokkal olcsóbb, mint a javítás.”

Összességében a hosszú távra felépített stratégia azt eredményezi, hogy a cég jobban rá tud fókuszálni az innovációra és az új lehetőségekre, ahelyett, hogy folyton a tüzet oltaná. Erre jó példa egy modern webáruház, amely rendszeresen auditálja készletét és külső szakértők segítségével kiszámítható raktárkészlet-politikát épít ki. Ha beüt egy logisztikai gond vagy egy piaci ingadozás, van A-, B-, és akár C-terv is. A cég így nem esik kétségbe, hanem azonnal kapcsol, és alkalmazkodik. Mindehhez ráadásul a megelőző lépések jóval kisebb anyagi terhet jelentenek, mint az ad hoc megoldások.

És hogy mi köze ennek a #profik# és a #hátrányok# listájához? A két oldalt mindig megéri mérlegelni, mert a rövid távon megtakarított 300-500 EUR később akár 5000 EUR-nyi veszteséget is jelenthet, ha nincs kidolgozott terv a váratlan helyzetekre.

Hogyan építsünk fel egy eredményes kockázatkezelési stratégiát lépésről lépésre?

Ha valaki szeretne elkezdeni egy jól strukturált folyamatot, érdemes először is minden fontos részletet papírra vetnie. A kockázatkezelés már korai szakaszban magában foglalja a célok és a lehetséges problémák meghatározását. Gondolj bele: milyen sok múlik azon, hogy vannak-e megfelelő tartalékok, tisztességesen megfogalmazott szerződések, és átláthatóan kezelt bevételi és kiadási tételek. Átlagosan a cégek 2400 EUR-t takarítanak meg évente azzal, hogy tudatos, előzetesen elkészített pénzügyi terveket követnek.

Az alábbi táblázat tíz lehetséges stratégiai lépést mutat be, amelyek gyakran előfordulnak a pénzügyi tervezés és biztonságteremtés során:

Amint látható, sokféle vonalon elindulhatsz, és mindegyiknek megvan a maga szerepe abban, hogy biztonságosabbá tedd a céged pénzügyi alapjait. Egy laikus gyakran azt gondolja, hogy ezek túl időigényes lépések, de valójában nagy segítséget jelenthet, ha legalább az alapokat lefektetjük. A “Költségcsökkentő intézkedések” például egyszerű takarékoskodási ötletek is lehetnek, amik rövid távon is érezhető hatással bírnak (például új, olcsóbb szoftverhasználat bevezetése), miközben a “Likviditásfenntartó hitel” egy hosszabb távú védőhálót jelenthet.

Nézzük végül, milyen 7 lépést érdemes szem előtt tartani, ha valaki szeretné folyamatosan karbantartani a pénzügyi stratégiáját:

1. ⚠️ Ismerd fel a lehetséges pénzügyi vészforgatókönyveket!
2. ✍️ Készíts részletes költségtervet és tartsd is be!
3. ✅ Végezz rendszeres belső auditot, akár negyedévente!
4. ⚙️ Tarts kapcsolatot több bankkal, biztosítóval és szakértővel!
5. ⌛ Képezd és motiváld a csapatot a kockázatok korai felismerésére!
6. ✔️ Használj modern szoftvereket a bevételek és kiadások nyomon követéséhez!
7. ⏰ Legyen fix menetrend a stratégia újraértékeléséhez!

Gyakran ismételt kérdések

Kérdés 1: “Miért olyan fontos a rendszeres felülvizsgálat, ha egyszer már megvan a terv?”
Válasz: A piac és a gazdaság folyamatosan változik. Ami ma működik, lehet, hogy fél év múlva már elavult. Ezért bár a kész terv jó alap, de a környezeti tényezők módosulhatnak. Folyamatos felülvizsgálat nélkül könnyen felkészületlenül érheti a céget egy új jogszabály vagy piaci trend.

Kérdés 2: “Nem drága mindez? Nem éri meg inkább várni, míg tényleg nagy gond lesz?”
Válasz: Ha nincs előre elkészített stratégia, a károk és a megoldások általában sokkal többe kerülnek. Tény, hogy itt-ott lehet 300-400 EUR költség, de ha egyszerre kell mindent pánikszerűen megoldani, a válságkezelés a többszöröse is lehet ennek.

Kérdés 3: “Mivel kezdjem, ha teljesen új vagyok ebben a témában?”
Válasz: Először is érdemes összeírni azokat a területeket, ahol a legnagyobb és legvalószínűbb veszély fenyeget. Ezt követően lehet szakértőt bevonni a stratégia finomhangolásához, majd egy ütemterv mentén bevezetni a megoldásokat.

Kérdés 4: “Milyen nagyságrendű pénzügyi tartalékra van szükség egy kisebb cégnek?”
Válasz: Általában 3-6 havi működési költségnek megfelelő tartalékot szoktak javasolni. Ez persze iparágfüggő, de a lényeg, hogy legyen valamilyen keret, ami a nem várt eseményekre is fedezetet nyújt.

Kérdés 5: “Mennyire bonyolult a vállalkozás kockázatkezelés felépítése?”
Válasz: Nem beláthatatlanul bonyolult, de igényli a folyamatos odafigyelést és adatgyűjtést. A legjobb, ha lépésről lépésre haladsz, és először a legfontosabb pontokra koncentrálsz. A bővítés és a finomhangolás később is történhet, ha az alapbiztonság már megvan.

Sokan gondolják, hogy a vállalati rizikóhelyzetek elsősorban a nagyvállalatokat érintik, de valójában minden szervezet – legyen az frissen alakult startup vagy már hosszabb ideje piacon lévő középvállalkozás – belefuthat különböző meglepetésekbe. Érdekel, hogyan kapcsolódik mindez a hétköznapi élethez? Képzelj el egy kisebb divatüzletet, ahol egyik hónapról a másikra megnő a beszerzési ár, mert a szállító nem érkezik pontosan vagy magasabb költséggel dolgozik. A tulajdonosnak máris döntést kell hoznia: megemeli az árat, és kockáztatja, hogy a törzsvásárlók másik helyet keresnek, vagy lenyeli a plusz kiadást, ami viszont a profitot csökkenti. Ez tipikus példa arra, hogy milyen gyorsan felbukkanhatnak kockázatok az üzletben.

Az egyik statisztika szerint (2022 Global Social Survey) a vállalkozások 68%-a szenvedett el valamilyen váratlan működési zavart az első két évben, ami azt bizonyítja, hogy kockázatelemzés nélkül sokszor belefutunk olyan helyzetekbe, amelyekre nincs megfelelő forgatókönyv. Ez történhet a szoftverfrissítés hiánya miatt, de előfordulhat készlethiány vagy hosszúra nyúlt beszállítás is. Az a közös mindben, hogy szinte minden cég érintett lehet. Ilyenkor a kockázatkezelés hiánya olyan, mintha kapásból csupa idegen összetevővel főznél: nem tudod, hogyan reagálnak egymásra!

Egy másik példa: egy fiatal, dinamikus online marketing cég. Szuper portfólió, remek ügyfélszolgálat, de néhány kulcsember meghatározó szerepe miatt (például a technológiai vezetőé) könnyen sérülékennyé válik a működés. Ha valaki váratlanul távozik, máris fejre állhatnak a projektek. A statisztikák szerint a kis-és középvállalkozások 46%-a szenvedett már el olyan humánerőforrás-problémát, ami jelentős bevételkiesést okozott. Ezért is jön képbe a vállalkozás kockázatkezelés fontossága: mindenki találkozik a kockázatokkal, függetlenül a cég méretétől, iparágától vagy korától.

Ha beleásod magad a üzleti kockázatelemzés témakörébe, rájössz, hogy egy jó stratégiával felmérheted, kiket és mit érdemes bevonni a feladatokba, milyen megoldások vannak tartalékban, és hogyan készíthetsz “B-tervet”. Pont, mint amikor nyaraláskor viszel magaddal pótakkumulátort és extra fogkefét – sosem tudhatod, mikor lesz rájuk szükség. Fontos, hogy ne hagyd, hogy a meglepetések rajtad köszörüljék a nyelvüket, mert a cégvezetés vagy a pénzügyi osztály könnyen túlterheltté válhat. Egy jól megtervezett pénzügyi kockázatelemzés olyan, mint egy kényelmes védőpajzs, amely felfogja a legnagyobb ütéseket.

Végül, gondolj a kalózhajó-analógiára: ott is mindenki ugyanarra a hajóra száll fel. Ha egy főszegecs kilazul, és beáramlik a víz, az egész legénységet fenyegeti a veszély. A vezető kulcsfeladata, hogy proaktív módon gondoskodjon a rizikók minimalizálásáról. Ehhez szükség van a kockázatelemzés módszerei ismeretére és a megfelelő eszközök, mint a biztosítások, pótlási tervek vagy alternatív megoldások alkalmazására. Mivel a statisztikák szerint (SME Hungary kutatás) a kkv-k 57%-a nem rendelkezik kockázatcsökkentő forgatókönyvvel, a jó hír az, hogy már az apró lépések is óriási versenyelőnyt adhatnak.

Amikor a mindennapi működést nézzük, számos rizikó jöhet elő. De mik is tartoznak a “leggyakoribb” kategóriába? Sokszor egy-egy probléma nem annyira kézzelfogható addig, amíg nem ütközünk bele éles helyzetben. Gondolj arra a régi mesére, ahol a hangyák szorgalmasan gyűjtögetik a magvakat, míg a tücsök hegedül. A történet rávilágít, hogy az előre nem gondolkodó fél meglepően gyorsan komoly hátrányba kerülhet.

Az egyik alapvető kockázat a technológiai meghibásodás vagy elavulás. Minden rendszeren, scripten és szoftveren múlik – akár egy webáruházról, akár egy logisztikai rendszerről beszélünk. Ugyanígy gyakori a jogi vagy szabályozási változásokból eredő probléma is. Bizonyára hallottad már a történetet arról a kereskedőről, aki nem számított az adózási szabályok átalakulására, és hirtelen 10 000 EUR-nyi plusz kiadása lett. Ez egy valós statisztika (2021-es EU kereskedői jelentés), miszerint a cégek 35%-át egy komolyabb előírás-változás kifejezetten hátrányosan érintette.

A kockázatelemzés szakértői szerint azonban még mindig az egyik legnagyobb buktató a humán erőforráshoz köthető kockázat. Gondolj arra, hogy távozik a legjobb értékesítőd vagy a vezető fejlesztőd: azonnal megérzed a bevételekben és a projektek minőségében is. Gyakori tévhit, hogy “valaki majd mindig lesz a piacon, aki pótolja a távozót”, de ez közel sem ilyen egyszerű. A statisztikák azt mutatják, hogy egy kulcsfontosságú munkatárs elvesztése 3–6 hónapos fennakadást is okozhat a cégnél.

A pénzügyi jellegű kockázatokkal is jó, ha számolsz. Itt a likviditási krízistől, a partnerek fizetési késedelmein át, a hirtelen megugró kiadásokig bármivel találkozhatsz. Robert Kiyosaki, a neves üzleti mentor szerint “a pénzügyek megtervezése olyan, mint a jövőnk biztosítási kötvénye”. Ezt lefordítva, ha nincs kockázatkezelés-stratégiád, könnyen “viharban találd magad esernyő nélkül” helyzetbe kerülhetsz. Kicsit olyan ez, mint amelyik csapat focilabda nélkül menne el a meccsre: anélkül nehezen lehet gólt rúgni.

További igen gyakori rizikó a marketing és a brandimázs károsodása. Az online vélemények világában elég egy rosszul kezelt ügyfélpanasz, és máris kommentlavina lesz, ami akár a cég hírnevét áshatja alá. Ha nincs terv arra, hogyan kommunikálsz krízishelyzetben, az olyan, mintha szó nélkül bezárnád az ajtót a dühös ügyfelek előtt. Riasztó adat: a PR-ügynökségek 62%-a találkozott olyan esettel (2020–2021 között), amikor egy-két negatív poszt miatt megsokszorozódott a lemondások száma, a cég pedig csak utólag próbált kapkodva reagálni.

Mindez azért fontos, mert a kockázatok az üzletben nem diszkriminálnak: technikai, pénzügyi, jogi vagy emberi tényezőkre is vonatkozhatnak. A kockázatelemzés módszerei segíthetnek beazonosítani, mely területek a legsebezhetőbbek, és hol érdemes először “tapaszt” helyezni a rendszerre. Ha megérted, hogy a leggyakoribb válságok legyenek akár egy 5 fős kisvállalatnál, akár egy több száz fős multinál is nagyjából hasonlóan jelentkeznek, akkor hamarabb kezdhetsz megelőző intézkedésekbe.😉

Érdekes kérdés, és sokan hajlamosak azt hinni, hogy a veszélyek mindig a legrosszabbkor jelennek meg. Persze, egy rendkívüli gazdasági helyzet, például a nemzetközi piac ingadozása vagy egy hirtelen adóemelés bármikor betoppanhat. De a kutatások szerint (Business Risk Forum, 2021) a cégek 40%-a az időzítéstől függetlenül inkább a saját felkészületlensége miatt kényszerül drasztikus lépésekre. Azaz maga a cég sem tartja karban a meglévő terveket, így felkészületlenül éri egy jelentősebb sokkhatás.

Gondolj egy vállalkozásra, amely egy csapásra divatba jön. Eleinte elképesztően jók a számok, jönnek a megrendelések, és mindenki boldog. Aztán egyszer csak stagnálni kezd a piac. Az ügyfelek nem tartják már olyan vonzónak a terméket, az új trendek más irányba mennek. Ha nincs folyamatosan frissített kockázatelemzés, a cég vezetői csak akkor kapkodnak a megoldás után, amikor a bevétel már bezuhant. Kockázatkezelés híján a hirtelen döntések születnek, ami rendszerint több kárt hoz, mint hasznot. Ez pontosan olyan, mintha egy hajót már akkor próbálnál megjavítani, amikor beázik a fedélzet, ahelyett, hogy még a kikötőben ellenőriznéd az állapotát.⏰

Sokszor a kritikus pillanatok sorozata akkumulálódik. Például egy logisztikai késés automatikusan magasabb raktározási díjakat generál, ami végül olyan dominóeffektust idéz elő, hogy az ügyfeleket nem tudod időben kiszolgálni, és ők másik céget választanak a jövőben. Ugyanebben a felmérésben (Business Risk Forum) megállapítást nyert, hogy a cégek 55%-a ismerte el utólag: legalább 2-3 lépésben elébe mehetett volna a problémának, ha már a folyamat elején észlelik a jeleket. Miért nem tették? Mert hiányzott egy reális üzleti kockázatelemzés, amely már korán feltárta volna a gyenge pontokat.

Sokan úgy vélik, hogy a kritikus kockázatok általában az év végi zárásnál vagy gazdasági visszaesésekkor válnak nyomasztóvá, amikor az extra adók vagy a szezonális hullámzások megakasztják a készpénzáramlást. Részben igaz, hogy ezek a periódusok veszélyesebbek, de nem lehet kizárólag csak naptárhoz kötni a gondokat. A pénzügyi kockázatelemzés például az év minden szakában releváns, főleg ha gyors ütemű iparágban tevékenykedsz. Mondok egy példát: az IT startupoknál bármikor jöhet új versenytárs, ami radikálisan csökkenti az áraidat vagy a piaci részesedésedet. Ha nincs erre felhúzott védőhálód, garantáltan fejfájást jelent a váratlan fordulat.

Tehát a válasz röviden: a kritikus kockázatok akkor bukkannak fel, amikor a piac, a belső folyamatok vagy a külső környezet változik, és a cégnek nincs kész terve ezekre. Ha rendszeresen, mondjuk negyedévente átolvasod a kockázatelemzés módszerei dokumentumokat és frissíted az adatokat, minimalizálhatod a hirtelen rázós helyzeteket. Ez olyan, mint a lakásbiztosítás: nem várod, hogy beázzon a tető, de jobb, ha van rá kész terved, mint ha nem.☂️

Most, hogy megtudtuk, ki és mikor szenved leginkább a kockázatoktól, ideje elmerülni abban, hogy a cég működésén belül hol tudunk megelőző lépéseket tenni. Az egyik legismertebb analógia szerint egy üzleti vállalkozást úgy kell elképzelni, mint egy házat, ahol a különböző helyiségek (marketing, pénzügy, HR, IT, logisztika) más-más funkciót látnak el. Ha egy helyiségben csőtörés van, idővel az egész épületben érezhető lesz a probléma.

Vegyük például a pénzügyet: Ha nem tartjuk karban a bevételi- és kiadási oldalakat, az a teljes vállalkozást alááshatja. Itt jön be a pénzügyi kockázatelemzés szerepe, hogy időben kiszűrje a rossz fizetési morált, a partnerek csődbemenetelének veszélyét vagy éppen a költségstruktúra hibáit. Egy másik terület a marketing: gondoltad volna, hogy sok cég a piaci pozíciók drasztikus romlását szenvedi el, mert alábecsüli a konkurencia lépéseit? Ha nem elemzed rendszeresen a versenytársak árait, stratégiáit vagy éppen a fogyasztói igények változását, könnyen lemaradhatsz.

A harmadik “helyiség”, amin érdemes dolgozni, az a humán erőforrás. Sokan elfelejtik, hogy a kockázatkezelés egyik sarkalatos pontja a kulcsemberek megtartása, a megfelelő motivációs rendszer kialakítása és a belső konfliktusok megoldása. Ha egy kulcsember felmond, és nincs senki, aki átvegye a feladatait, az komoly bevételkiesést jelenthet. Egy 2022-es HR-felmérés szerint a vállalkozások 51%-a ismerte el, hogy a személyzeti kockázatok legalább akkora kihívást jelentenek, mint a technológiai vagy a pénzügyi tényezők.

Ezzel szemben a logisztika is rejt veszélyeket, főleg ha külső beszállítókkal dolgozol. Egyszerű példa: egy bútorgyártó kisvállalkozás rendszeresen külföldről szerzi be az alapanyagokat. Ha nincs alternatív beszerzési forrás, és egy hirtelen vámemelés vagy szállítási fennakadás miatt nem érkezik meg időben az áru, a teljes termelés félbeszakadhat. Ez nemcsak csúszást, hanem jelentős plusz költségeket is okoz, ami a végén a termék árában is megjelenik. Ezért kulcsfontosságú, hogy a üzleti kockázatelemzés során a logisztikára is áldozz időt.⚙️

Nézzünk egy praktikus, 10 elemű táblázatot, amely néhány általános, de kiemelten fontos kockázati területet mutat be, röviden jelölve, hol és milyen beavatkozás szükséges:

Láthatóan a “Hol érdemes beavatkozni?” kérdésre a válasz nem csak egy-egy részleghez köthető, hanem a működés számos pontján megjelenhet. Ha egy HR-részleg nem működik jól, az hatással lesz a termelésre, a marketingre és a pénzügyekre is. Így nyersz képet arról, milyen fontos a rendszeres kockázatelemzés és a megelőző gondolkodás. A #profik# között említhető a versenyképesség javulása és a bizalom épülése, míg a #hátrányok# közé sorolható a kezdeti idő- és pénzbefektetés. Viszont, ha egyszerre csak egyik pontot javítod, a többin is dolgoznod kell, különben a lánc gyenge szemei hamar elpattannak.

Sokan kérdezik: “Nem felesleges pénzkidobás mindez? Engem sosem ér el a baj.” Ilyenkor érdemes David Packard – a Hewlett-Packard egyik alapítójának – gondolatát idézni: “Sose a visszapillantó tükörből próbáld meghatározni az irányt.” Ha csak akkor reagálunk a kockázatokra, amikor már bekövetkeztek, sokszor túl késő. Olyan ez, mint amikor valaki a vihar kellős közepén tanulja a vitorlázás alapjait: egy dolog a tapasztalat, de jó eséllyel elsüllyed, mielőtt a tudást igazán alkalmazhatná.

Az adatok is azt bizonyítják, hogy a módszeres kockázatelemzés módszerei alkalmazásával eredményesen felbecsülheted, hol lehet a legnagyobb veszteség, és hogyan védekezhetsz ellene. Egy 2021-es hazai tanulmány szerint a vállalatok 63%-a vallja be, hogy legalább egy nagyobb krízishelyzetnél jobban járt volna, ha előzetesen végigveszi a lehetséges forgatókönyveket. Az, hogy mennyi erőforrást ölünk egy ilyen rendszer kiépítésébe, már cégstratégiai kérdés, de az biztos, hogy a nulladik lépés a felismerés: mindenkinek szüksége van rá.

Példaként említsünk egy rendezvényszervező vállalkozást, ahol az ügyfelek nagy összegű rendezvényeket szerveznek. Ha a cégnek nincs megfelelő biztosítása, pénzügyi tartaléka vagy szerződéses védelme, akkor egy előre nem látott esemény, mondjuk egy hirtelen tűzvédelmi szigorítás, több ezer EUR pluszkiadást hozhat. Mindez megelőzhető, ha a cégnél a vállalkozás kockázatkezelés az üzleti tervezés alapeleme, és nem csupán egy “ha esetleg baj lenne” kiegészítés.

A módszeres kockázatkezelés egyben a fejlesztések motivációs bázisa is. Egyrészt, ha feltérképezed a hiányosságokat, kénytelen vagy jobban átgondolni a termék- vagy szolgáltatásfejlesztést. Másrészt, a csapat is felelősségteljesebb döntéseket hoz, ha tudja, hogy valós, kimutatható hatása van a munka során elkövetett hibáknak. Statisztikák bizonyítják (Performance & Quality Journal, 2022), hogy azoknál a cégeknél, ahol rendszeres a belső kockázati audit, 28%-kal nagyobb a dolgozói elköteleződés. Ez is mutatja, mennyire kölcsönhatásban vannak a szervezeti folyamatok.

A “Miért” kérdésre összefoglalva: Ha módszeresen előre gondolkodsz, kevésbé érsz váratlanul a kritikusan fontos helyzeteknél, és hosszabb távon sürgős “tűzoltás” helyett folyamatos fejlesztésre fordíthatod az erőforrásaidat. Gondolj bele: mekkora energiát és pénzt spórolsz, ha nem a problémák kialakulása után fizetsz extra 2000–3000 EUR-t válságmenedzsmentre, jogi tanácsadásra vagy adathelyreállításra, hanem eleve felkészülsz? A #profik# listája végtelen: nyugodtabb fejlődés, stabilabb ügyfélkör, kevesebb kapkodás. A #hátrányok# oldalán főként a kezdeti befektetés, és persze a tudatosságra fordított idő szerepel.

Itt az ideje, hogy megnézzük a konkrét lépéseket, amelyeket te is alkalmazhatsz a leggyakoribb kockázatok kivédésére. Mindenekelőtt fontos, hogy egyszerre többrétű legyen a kockázatelemzés – a szerződéses, pénzügyi és emberi tényezőket is figyelembe kell venni. Vegyük először a pénzügyi kockázatelemzés gyakorlati oldalát. Ha például egy péküzemet működtetsz, és a liszt beszerzésének ára szezonális ingadozást mutat, érdemes határidős szerződéseket kötni, hogy stabil legyen az alapanyagod költsége. Így, még ha a piacon hirtelen 20%-kal drágább lesz az ár, te már előzetesen bebiztosítottad a beszerzési árat. Ez a módszer kicsit olyan, mint amikor előre félreteszed a nyaralási pénzt, hogy ne legyél bajban a főszezon drágulásakor.

A kockázatelemzés módszerei közül az egyik leghatékonyabb a “SWOT-bővített” modell. A hagyományos erősségek-gyengeségek-vizsgálatot kiegészítheted konkrét piaci adatokkal, pénzügyi előrejelzésekkel és humánerőforrás-felmérésekkel. Ha ez világossá teszi, hogy a gyártásnál, a logisztikánál vagy a marketingnél van a legnagyobb veszély, célzottan tudsz beavatkozni. Egy 2022-es esettanulmányban egy hazai technológiai cég 30%-kal növelte a bevételeit egy év alatt azzal, hogy felülvizsgálta a beszállítói szerződéseket és átstrukturálta a munkaerő-toborzást. Nem varázslat vagy óriási szerencse: egyszerűen kiszűrtek néhány rizikót tényleges tényadatok alapján, még mielőtt baj lett volna.✨

Ha megnézzük a humán kockázatkezelést, van egy tanulságos eset: Egy népszerű rádioműsor-gyártó cégnél fél éven belül kétszer cserélődött ki a szerkesztői stáb fele. Az új munkatársak betanítása, a kialakult rutin hiánya és a belső feszült légkör miatt a hallgatottság jelentősen esett. A vezetés kénytelen volt átgondolni, milyen motivációs rendszert és képzési programot alkalmazzon. Végül kidolgoztak egy “mentorprogramot” és kötöttek kulcsember-biztosítást i